Uma das etapas mais cruciais para ter êxito e uma jornada de sucesso é a escolha de bons fornecedores e parceiros. Pois no processo de compra é onde começa a trajetória do funil de vendas, fundamental ter uma boa negociação, para se ter uma boa margem e consequentemente vender bem, com condições melhores ainda. Friso o quão importante é observar a conduta do fornecedor/parceiro nos pós compra.
O recebimento de mercadorias é um processo trabalhoso e complexo, pois requer muita atenção aos mínimos detalhes, que envolve desde a questão física, espaço, tempo e toda a responsabilidade fiscal sobre a mercadoria. Afinal, mercadorias vindas de localidades e fornecedores distintos requer de cuidados diversos. Ou seja, no ato efetivo do recebimento dos produtos, é onde pode se fazer uma análise bem criteriosa e evitar problemas futuros, a cada parte do processo de recebimento de mercadorias, há um check list para cada ponto a ser observado.
Caso você ainda não tenha um bom parceiro logístico, para gerir sua operação e controlar essa questão com maestria, abaixo tenho algumas dicas bem relevantes quando a esse processo de recebimento de mercadorias, para que você lojista, amenize as chances de problemas maiores.
Passo a passo para o recebimento de Mercadorias
Agendamento de datas e horários:
Fazer agendamento junto ao setor logístico é importante para que possa ter sinergia entre o fornecedor e sua expedição, pois evita chegar em horários de não funcionamento da empresa ou chegar em horário que vários fornecedores estão descarregando, aí complica e vira uma fila gigantesca para descarregar.
Por exemplo: Se um caminhão chegar para descarregar uma grande quantidade de produtos ás 17:50 e a empresa fecha as 18h, com certeza quem está na expedição irá se apressar para receber mais rápido e com isso, certamente poderão ocasionar falhas.
O ideal é que se sua empresa fecha as 18:00, o horário máximo para recebimento de mercadorias seja até as 16:30, assim terá um tempo hábil para fazer a conferencia correta.
Outro exemplo: Imagina se chegar dois fornecedores de uma vez só, com grandes quantidades como irá fazer? Portanto melhor alinhar com os fornecedores e expedição datas e horários.
Checar Pedido de Compra X NF Física:
Deste caso deverá ocorrer o confronto do detalhamento do pedido e observar, esses itens: Prazo, Valor acordado, Quantidade de Produtos, Descrição dos Produtos, Data de Vencimento, Endereço de cobrança, Desconto (se houver) Frete.
Importante observar na nota fiscal, Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço, Natureza, Operação, Vencimento e valor total da Nota Fiscal.
Dica: Olhar direto para o valor total é uma boa ideia para identificar algumas inconformidades de maneira rápida.
Conferir Produtos:
A conferencia física dos produtos também é de suma importância, pois imagina só receber um produto com uma data de validade bem próxima? Isso gera um transtorno muito grande, quando não identificado logo de cara, pois se o item estiver no estoque e ter passado por esse processo com falha, o cliente final certamente poderá receber a mercadoria com uma data próxima de validade, ou até mesmo com o produto vencido.
E isso irá gerar, mais custos financeiros para sua loja, pois o produto deverá ser jogado fora e também não irá pegar nada bem, para sua reputação comercial. A não ser que, você lance uma promoção no seu site, informando que para liquidar seu estoque você estará colocando em PROMOÇÃO os produtos com validade próxima. Ai sim, o cliente não será pego de surpresa e todo mundo fica feliz.
Qualidade:
Observar a qualidade de um produto, vai além de ter a embalagem em perfeito estado de conservação, pois terá que ter olhos clínicos e estar atento há alguns detalhes, bem como:
- Verificar se o produto não está vazando (se for liquido);
- Verificar se o produto está na cor correta;
- Verificar a quantidade de Itens (sku), e verificar e se está de acordo. Afinal caso suas mercadorias cheguem com alguma avaria (danificada) é preciso fazer uma devolução ao seu fornecedor, e como frisei acima, ter um bom relacionamento e um acordo firmado sobre esse processo de devolução, é primordial para que tudo flua bem.
Não esqueça de fazer romaneio de devolução destes itens, listando o porquê da devolução
Separação das Mercadorias e Organização de Mercadorias:
Deverá ser feita de uma maneira que fique mais fácil de não ter falhas pois esta é a última etapa da conferencia. E abaixo eu vou separar em esse processo em dois modelos chamados Pallet 1 e Pallet 2.
Pallet 1: Ficará a mercadoria que chegou e ainda não foi conferida e neste pallet deverá constar uma observação gigante * Produto a ser conferido*, pois se outra pessoa pegar qualquer produto dali e não tiver conferido, poderá prejudicar a qualidade dos processos que foram mencionados acima.
Pallet 2: Ficarão alocadas as mercadorias que já foi feito a conferencia, porque agora o próximo passo será armazenar esses itens em estoque.
Já existem tecnologias no mercado que permitem minimizar erros, que faça a leitura de código de barras de produtos e notas fiscais.
Outra solução encontrada é planilhar o recebimento, conferindo produto a produto e digitar a nota. Porém o processo, além de ser extremamente lento, contribui com o erro
Evite armadilhas e invista em tecnologia de acordo com as suas necessidades.
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Autora:
Edilene Loiola – CEO da Soulog
